Diese Übersetzung dient Ihrer Information. Bei Abweichungen gilt die englische Fassung.

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 1. November 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Offlico Ltd („Offlico“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt und verwendet, wenn Sie www.offlico.com besuchen, die Offlico-Web-App oder die Offlico-Apps für iPhone und Android nutzen oder mit einem Unternehmen zu tun haben, das Offlico verwendet. Sie ist auf die UK GDPR und den Data Protection Act 2018 sowie, soweit anwendbar, auf die EU-DSGVO ausgerichtet. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden weder Ihre Daten noch die Daten Ihrer Kunden, um KI-Modelle zu trainieren.

Wer wir sind

Offlico Ltd stellt Offlico bereit und ist der Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der Kundendaten, die Unternehmen in Offlico speichern (siehe Unternehmen und ihre Kunden). Für alle Anliegen zu Ihren Daten schreiben Sie eine E-Mail an support@offlico.com.

Unternehmen und ihre Kunden

Offlico wird von Unternehmen wie mobilen Friseuren, Fußpflegern, Reinigungskräften und Gärtnern genutzt, um ihre Termine zu organisieren. Wenn ein Unternehmen Angaben zu seinen eigenen Kunden in Offlico speichert (zum Beispiel Namen, Kontaktdaten, Adressen, Termine, Notizen, Formulare, Nachrichten, Zahlungen und Telefonanrufe), ist das Unternehmen der Verantwortliche für diese Daten und entscheidet, wie sie verwendet werden. Offlico verarbeitet sie für das Unternehmen als dessen Auftragsverarbeiter gemäß unseren Bedingungen zur Auftragsverarbeitung.

Wenn Sie Kunde eines Unternehmens sind, das Offlico nutzt, wenden Sie sich in Bezug auf Ihre Daten bitte zuerst an dieses Unternehmen; dessen eigene Datenschutzhinweise erklären, wie es sie verwendet. Wenn Sie sich stattdessen an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage an das Unternehmen weiter und unterstützen es dabei, Ihnen zu antworten.

LocalPickr, wo Menschen mobile Dienstleister in ihrer Nähe finden, wird ebenfalls von Offlico Ltd betrieben und hat eine eigene Datenschutzerklärung (localpickr.com/privacy). Wenn ein Unternehmen sich bei LocalPickr eintragen lässt, werden die von ihm gewählten Unternehmensangaben dort öffentlich angezeigt.

Welche Daten wir erheben

Wenn Sie Offlico für Ihr Unternehmen nutzen

• Konto: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Mobilnummer (per SMS-Code bestätigt), Ihr Passwort (wir speichern nur einen sicheren Hash davon) und, wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, Ihre Google- oder Apple-Konto-ID.
• Unternehmen: Ihr Firmenname, Ihr Beruf, Ihre Adresse und Kontaktdaten, Ihr Logo, Ihre Buchungsseite, Ihre Leistungen, Preise und Arbeitszeiten, Ihr Land, Ihre Sprache, Währung und Zeitzone sowie, wenn Sie uns bitten, Ihr Unternehmen zu verifizieren, dessen Registrierungs- und MwSt.-Nummer.
• Abrechnung: Ihr Tarif, Ihre Zahlungen und Credits. Kartendaten werden von Stripe erhoben und gespeichert; wir sehen nur die Kartenart, die letzten vier Ziffern und das Ablaufdatum.
• Buchhaltung: die Rechnungen, Ausgaben und Belege, die Sie hinzufügen, die Bankverbindung, die Sie auf Ihren Rechnungen angeben, Ihre Fahrten für die Kilometererfassung (Start- und Zieladressen sowie die Route) und, wenn Sie über TrueLayer ein britisches Bankkonto verbinden, dessen Kontodaten, Kontostände und Transaktionen.
• Ihr Team: die Namen und Kontaktdaten der Teammitglieder, die Sie einladen.
• Support: Nachrichten und Feedback, die Sie uns senden, sowie Fehlerberichte mit Angaben zu Seite, Gerät und Browser und allen Dateien, die Sie anhängen.
• Nutzung von Offlico: Anmelde- und Sicherheitsprotokolle, welche Bildschirme genutzt werden und wie lange, und, wenn Sie Benachrichtigungen in unseren Apps zulassen, ein Geräte-Token dafür.

Kundendaten, die Unternehmen in Offlico speichern

• Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Privat- und Besuchsadressen (mit Hinweisen zu Zugang und Parken) und deren Kartenstandorte;
• Termine, Leistungen, Preise, Notizen, Fotos, Dokumente, Formulare und Einwilligungen;
• Gesundheits- und Pflegeangaben, sofern das Unternehmen sie erfasst, wie Erkrankungen, Allergien, Medikamente, Verlauf der Fuß- oder Ohrenpflege, Geburtsdatum, ein Hausarzt und ein Notfallkontakt;
• Rechnungen, Anzahlungen, Zahlungen und Geschenkgutscheine;
• an Kunden gesendete SMS und E-Mails sowie Aufzeichnungen darüber, was gesendet wurde;
• vom KI-Telefonassistenten des Unternehmens beantwortete Anrufe: die Telefonnummer des Anrufers, eine Aufzeichnung, ein Transkript und eine Zusammenfassung;
• KI-Terminnotizen, wenn das Unternehmen sie nutzt (siehe KI-Funktionen).

Wenn Sie die Buchungsseite eines Unternehmens oder einen von ihm gesendeten Link nutzen

Wir erheben die Angaben, die Sie für das Unternehmen eingeben: Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre Adresse oder Postleitzahl, den von Ihnen gewählten Termin und alle Notizen. Um Unternehmen zu zeigen, wie ihre Buchungsseite genutzt wird, und um Missbrauch zu verhindern, erfassen wir außerdem Seitenereignisse: eine zufällige ID, die in Ihrem Browser gespeichert wird, die Postleitzahl, nach der Sie suchen, die Schritte, die Sie ausführen, und die von Ihnen gewählte Zeit, Ihre Zeitzone sowie einen ungefähren Standort (Land, Region und Stadt), den wir mit ipapi.co anhand Ihrer IP-Adresse ermitteln. Ihre IP-Adresse speichern wir nur in gehashter Form. Wenn Sie eine Buchungsseite bitten, Ihre Anfrage weiterzugeben, zum Beispiel weil Sie sich außerhalb des Gebiets des Unternehmens befinden, geben wir sie über LocalPickr an andere Dienstleister weiter.

Wenn Sie unsere Website besuchen

Unsere Hosting-Anbieter protokollieren technische Angaben zu jedem Besuch, etwa Ihre IP-Adresse, Ihren Browser und die Seiten, die Sie öffnen. Außerdem verwenden wir Analyse- und Werbe-Cookies (siehe Cookies). Wenn Sie ein Formular ausfüllen, zum Beispiel um uns zu kontaktieren oder um uns zu bitten, Ihre Daten aus einem anderen System zu übernehmen, erheben wir, was Sie eingeben.

Wie wir die Daten verwenden und warum

Unsere Support-Mitarbeiter sehen sich ein Konto nur an, wenn dies nötig ist, um Ihnen zu helfen oder Offlico sicher zu halten, und dieser Zugriff wird protokolliert.

KI-Funktionen

• KI-Telefonassistent: Wenn ein Unternehmen ihn einschaltet, werden Anrufe an dessen Offlico-Telefonnummer von einem KI-Assistenten beantwortet. Die Sprache des Anrufers wird von AssemblyAI oder Deepgram in Text umgewandelt, die Antworten werden von OpenAI verfasst und von ElevenLabs gesprochen. Jeder beantwortete Anruf wird von Twilio aufgezeichnet. Die Aufzeichnung bleibt bei Twilio, und das Transkript und die Zusammenfassung werden in Offlico gespeichert, bis das Unternehmen sie oder sein Konto löscht. In den USA weist der KI-Telefonassistent Anrufer zu Beginn des Anrufs darauf hin, dass er ein KI-Assistent ist und dass der Anruf aufgezeichnet wird; anderswo ist das Unternehmen dafür verantwortlich, seine Anrufer zu informieren.
• KI-Terminnotizen: Ein Unternehmen kann Notizen zu einem Termin aufnehmen oder diktieren, nachdem es die Einwilligung des Kunden in Offlico festgehalten hat. Das Audio wird nach Möglichkeit auf dem Smartphone in Text umgewandelt, andernfalls von AssemblyAI, und OpenAI verfasst daraus einen Notizentwurf, den das Unternehmen prüfen und freigeben kann. Audio, Transkripte und Entwürfe werden in unserer Datenbank verschlüsselt. Das Audio wird gelöscht, sobald sein Transkript vorliegt (spätestens nach 7 Tagen), Transkripte und eingegebene Notizen nach 30 Tagen und Entwürfe, die nie freigegeben wurden, nach 90 Tagen. Die freigegebene Notiz bleibt in der Kundenakte.
• Weitere KI-Unterstützung: OpenAI hilft einem Unternehmen außerdem dabei, anhand seiner eigenen Angaben und seiner Website zu hinterlegen, was sein KI-Telefonassistent weiß, und prüft kurze Teile eines Anrufs (etwa einen buchstabierten Namen, eine Postleitzahl oder eine Telefonnummer), damit sie korrekt notiert werden.

An wen wir Daten weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur an die Anbieter weiter, die uns beim Betrieb von Offlico unterstützen (unsere Auftragsverarbeiter und, bei Kundendaten, die Unterauftragsverarbeiter des Unternehmens), wenn Sie oder das Unternehmen uns darum bitten oder wenn das Gesetz es verlangt. Jeder Anbieter erhält nur das, was er für seine Aufgabe benötigt.

Wenn ein Unternehmen eigene Tools mit Offlico verbindet (zum Beispiel über einen Webhook), senden wir diesen die Daten, die das Unternehmen auswählt. Wir können personenbezogene Daten außerdem an unsere professionellen Berater weitergeben, an Behörden, wenn das Gesetz es verlangt, und an einen Käufer, falls unser Unternehmen verkauft wird; dieser müsste sie in gleicher Weise schützen.

Internationale Datenübermittlungen

Unsere Server und unsere Datenbank befinden sich in Frankfurt, Deutschland, in der EU. Anrufe des KI-Telefonassistenten werden von Twilio in Irland abgewickelt, und ihre Sprache wird von AssemblyAI oder Deepgram in der EU in Text umgewandelt; KI-Notizen werden in der EU verarbeitet. Einige unserer Anbieter, darunter Stripe, Twilio (für SMS), OpenAI (für den KI-Telefonassistenten und die weitere KI-Unterstützung), ElevenLabs, Google, Apple und Meta, verarbeiten personenbezogene Daten möglicherweise in den USA oder in anderen Ländern außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums. Bei einer solchen Übermittlung personenbezogener Daten stützen wir uns auf die vom Gesetz zugelassenen Garantien, etwa Angemessenheitsbeschlüsse oder die Standarddatenschutzklauseln in den Auftragsverarbeitungsbedingungen unserer Anbieter.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• Ihr Konto und die Daten Ihres Unternehmens, einschließlich Kundendaten: solange Ihr Konto besteht.
• Löschen Ihres Kontos: Sie können Ihr Konto jederzeit in der Offlico-App für iPhone oder Android löschen („Account“, dann „Delete account“) oder indem Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos aus eine E-Mail an support@offlico.com senden. Wir kündigen dann jeden kostenpflichtigen Tarif, melden Sie überall ab und löschen Ihr Konto und die Daten Ihres Unternehmens sofort, einschließlich Kunden, Termine, Nachrichten, Anrufaufzeichnungen und Transkripte, Dokumente und Dateien, und wir geben Ihre Offlico-Telefonnummer frei. Danach bewahren wir einige Aufzeichnungen auf: Zahlungs-, Credit- und Empfehlungsdatensätze (für die Buchhaltung und um den Missbrauch von Angeboten zu verhindern) sowie Sicherheitsprotokolle (bis zu 365 Tage). Stripe bewahrt seine eigenen Zahlungsunterlagen aufgrund seiner gesetzlichen Pflichten auf.
• Löschen eines Kunden: Wenn ein Unternehmen einen Kunden löscht, werden die Kundenakte, die Adressen und das Foto des Kunden gelöscht. Vergangene Termine, Rechnungen und Dokumente bleiben in den Unterlagen des Unternehmens, und eine Kopie der gelöschten Angaben bleibt bis zu 365 Tage in unserem Sicherheitsprotokoll.
• Aufzeichnungen und Transkripte des KI-Telefonassistenten: bis das Unternehmen sie oder sein Konto löscht.
• KI-Notizen: wie unter KI-Funktionen beschrieben.
• Sicherheitsprotokolle: 365 Tage.
• Backups: Gelöschte Daten können für kurze Zeit in den Backups unseres Hosting-Anbieters verbleiben, bis diese ersetzt werden.

Cookies und ähnliche Technologien

Offlico verwendet einige Cookies und ähnliche Browser-Speicher, die für den Betrieb erforderlich sind und für die daher keine Einwilligung nötig ist:

• ein sicheres Cookie, das Sie bis zu 30 Tage angemeldet hält, und ein Anmelde-Token im Speicher Ihres Browsers;
• Ihr Land und Ihre Sprache, wenn Sie sie wählen (bis zu einem Jahr), und Ihre Cookie-Auswahl;
• in der App eine Kopie aktueller Daten, damit sie auch offline weiter funktioniert;
• ein Empfehlungscode aus einem Link, dem Sie gefolgt sind (30 Tage);
• auf Buchungsseiten die von Ihnen vorgemerkte Zeit (10 Minuten) und die zufällige Besuchs-ID, die unter Welche Daten wir erheben beschrieben ist.

Auf unserer Website (nicht auf Buchungsseiten, Kundenseiten oder in der App) verwenden wir außerdem Google Analytics, Google Ads und das Meta pixel, um zu verstehen, wie Besucher die Website nutzen und wie unsere Anzeigen abschneiden, und wir merken uns bis zum Schließen des Tabs, welche Kampagne oder Anzeige Sie auf die Website geführt hat. Wenn Sie unser Cookie-Banner sehen, speichern diese Tools erst Cookies, nachdem Sie auf Akzeptieren geklickt haben (bis dahin laufen die Google-Tags ohne Cookies und das Meta pixel bleibt aus), und die Website funktioniert genauso, wenn Sie auf Ablehnen klicken. Wenn Sie kein Banner sehen, laufen sie, sobald eine Seite geladen wird.

Um Ihre Auswahl zu ändern, löschen Sie die Daten dieser Website in Ihrem Browser und treffen Sie Ihre Wahl erneut, wenn das Banner erscheint. Sie können Cookies auch in den Einstellungen Ihres Browsers blockieren.

Sicherheit

Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) zwischen Ihrem Browser oder Ihrer App und Offlico, speichern Passwörter, Anmeldecodes und Anmeldelinks nur als Hashes, verschlüsseln die Aufnahmen, Transkripte und Entwürfe der KI-Notizen in unserer Datenbank und beschränken und protokollieren den Zugriff unserer Mitarbeiter. Kein System ist vollkommen sicher. Wenn eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Ihre Rechte gefährdet, informieren wir Sie und die Aufsichtsbehörde, wie es das Gesetz verlangt.

Ihre Rechte

Nach der UK GDPR und der EU-DSGVO haben Sie das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, diese berichtigen oder löschen zu lassen, die Verwendung durch uns einzuschränken oder ihr zu widersprechen und die Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten. Wo wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie sie jederzeit widerrufen. Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie eine E-Mail an support@offlico.com; wir antworten innerhalb eines Monats. Handelt es sich bei Ihren Daten um Kundendaten, die ein Unternehmen speichert, leiten wir Ihre Anfrage an dieses Unternehmen weiter, das darüber entscheidet.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht zufrieden sind, teilen Sie uns dies bitte zuerst mit. Sie können sich außerdem beim Information Commissioner's Office (ICO) im Vereinigten Königreich unter ico.org.uk oder bei der Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Land beschweren.

Kinder

Offlico ist nicht für Kinder gedacht: Konten sind für Unternehmen und ihre Teams bestimmt, und Kontoinhaber müssen mindestens 18 Jahre alt sein. Ein Unternehmen kann Angaben zu Kunden speichern, die Kinder sind, zum Beispiel einen von einem Elternteil gebuchten Termin; das Unternehmen ist für diese Daten verantwortlich.

Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich ändert, was wir mit personenbezogenen Daten tun. Das Datum oben zeigt, wann sie zuletzt geändert wurde, und wir informieren Kontoinhaber per E-Mail oder in der App über wichtige Änderungen.

Kontakt

Offlico Ltd, support@offlico.com.