Tento překlad slouží pouze pro vaši informaci. V případě rozporu nebo odchylek platí anglická verze.

Zásady ochrany osobních údajů

Poslední aktualizace: 1. listopadu 2026

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost Offlico Ltd („Offlico“, „my“, „nás“) shromažďuje a používá osobní údaje, když navštěvujete web www.offlico.com, používáte webovou aplikaci Offlico nebo aplikace Offlico pro iPhone a Android, nebo jednáte s firmou, která Offlico používá. Jsou napsány pro UK GDPR a zákon Data Protection Act 2018 a pro GDPR EU, pokud se uplatní. Osobní údaje neprodáváme a vaše údaje ani údaje vašich klientů nepoužíváme k trénování modelů AI.

Kdo jsme

Offlico poskytuje společnost Offlico Ltd, která je správcem osobních údajů popsaných v těchto zásadách, s výjimkou údajů o klientech, které firmy ukládají v Offlico (viz Firmy a jejich klienti). V jakékoli záležitosti týkající se vašich údajů pište na support@offlico.com.

Firmy a jejich klienti

Offlico používají firmy, jako jsou mobilní kadeřníci, specialisté na péči o nohy, uklízeči a zahradníci, k vedení svých termínů. Když firma ukládá v Offlico údaje o svých vlastních klientech (například jména, kontaktní údaje, adresy, termíny, poznámky, formuláře, zprávy, platby a telefonní hovory), je správcem těchto údajů a sama rozhoduje o tom, jak se používají. Offlico je pro firmu zpracovává jako její zpracovatel podle našich podmínek zpracování osobních údajů.

Pokud jste klientem firmy, která Offlico používá, obraťte se se svými údaji nejprve na tuto firmu; její vlastní informace o zpracování osobních údajů vysvětlují, jak je používá. Pokud se obrátíte na nás, předáme vaši žádost firmě a pomůžeme jí vám odpovědět.

LocalPickr, kde lidé hledají mobilní profesionály ve svém okolí, provozuje rovněž společnost Offlico Ltd a má vlastní zásady ochrany osobních údajů (localpickr.com/privacy). Pokud se firma rozhodne být uvedena na LocalPickr, jsou tam veřejně zobrazeny údaje o firmě, které si zvolí.

Jaké údaje shromažďujeme

Pokud Offlico používáte pro svou firmu

• Účet: vaše jméno, e-mailová adresa a číslo mobilního telefonu (ověřované kódem v SMS), vaše heslo (uchováváme pouze jeho zabezpečený hash) a, pokud se přihlašujete přes Google nebo Apple, ID vašeho účtu Google nebo Apple.
• Firma: název vaší firmy, obor činnosti, adresa a kontaktní údaje, logo, rezervační stránka, služby, ceny a pracovní doba, vaše země, jazyk, měna a časové pásmo a, pokud nás požádáte o ověření vaší firmy, její registrační číslo a číslo DPH.
• Fakturace: váš tarif, platby a kredity. Údaje o kartě shromažďuje a uchovává Stripe; my vidíme pouze typ karty, poslední čtyři číslice a datum platnosti.
• Účetnictví: faktury, výdaje a účtenky, které přidáte, bankovní údaje, které uvádíte na svých fakturách, vaše jízdy v evidenci najetých kilometrů (počáteční a cílové adresy a trasa) a, pokud prostřednictvím TrueLayer propojíte britský bankovní účet, údaje o tomto účtu, zůstatky a transakce.
• Váš tým: jména a kontaktní údaje členů týmu, které pozvete.
• Podpora: zprávy a zpětná vazba, které nám pošlete, a hlášení chyb s údaji o stránce, zařízení a prohlížeči a všemi soubory, které k nim připojíte.
• Používání Offlico: záznamy o přihlášení a zabezpečení, které obrazovky se používají a jak dlouho a, pokud v našich aplikacích povolíte oznámení, token zařízení pro tato oznámení.

Údaje o klientech, které firmy ukládají v Offlico

• jména, telefonní čísla, e-mailové adresy, domácí adresy a adresy návštěv (s poznámkami o přístupu a parkování) a jejich umístění na mapě;
• termíny, služby, ceny, poznámky, fotografie, dokumenty, formuláře a souhlasy;
• pokud je firma eviduje, zdravotní údaje a údaje o péči, například zdravotní potíže, alergie, léky, historie péče o nohy nebo uši, datum narození, praktický lékař a nouzový kontakt;
• faktury, zálohy, platby a dárkové poukazy;
• SMS a e-maily zaslané klientům a záznamy o tom, co bylo odesláno;
• hovory přijaté AI recepční firmy: telefonní číslo volajícího, nahrávka, přepis a shrnutí;
• poznámky AI k termínům, pokud je firma používá (viz Funkce AI).

Pokud používáte rezervační stránku firmy nebo odkaz, který vám firma pošle

Shromažďujeme údaje, které pro firmu zadáte: své jméno, kontaktní údaje, adresu nebo PSČ, termín, který si vyberete, a případné poznámky. Abychom firmám ukázali, jak se jejich rezervační stránka používá, a předešli zneužití, zaznamenáváme také události na stránce: náhodné ID uložené ve vašem prohlížeči, PSČ, které vyhledáváte, kroky, které provedete, a čas, který si vyberete, vaše časové pásmo a přibližnou polohu (zemi, region a město), kterou zjišťujeme z vaší IP adresy pomocí ipapi.co. Vaši IP adresu uchováváme pouze v zahashované podobě. Pokud rezervační stránku požádáte, aby vaši žádost předala dál, například proto, že jste mimo oblast působení firmy, sdílíme ji prostřednictvím LocalPickr s dalšími profesionály.

Pokud navštěvujete náš web

Naši poskytovatelé hostingu zaznamenávají technické údaje o každé návštěvě, například vaši IP adresu, prohlížeč a stránky, které otevřete. Používáme také analytické a reklamní soubory cookie (viz Soubory cookie). Pokud vyplníte formulář, například abyste nás kontaktovali nebo nás požádali o přenesení vašich údajů z jiného systému, shromažďujeme to, co zadáte.

Jak údaje používáme a proč

Naši pracovníci podpory nahlížejí do účtu pouze tehdy, když je to nutné k tomu, aby vám mohli pomoci nebo aby zajistili bezpečnost Offlico, a tento přístup se zaznamenává.

Funkce AI

• AI recepční: když ji firma zapne, hovory na její telefonní číslo Offlico přijímá asistent AI. Řeč volajícího převádí na text AssemblyAI nebo Deepgram, odpovědi vytváří OpenAI a hlasem je vyslovuje ElevenLabs. Každý přijatý hovor nahrává Twilio. Nahrávka zůstává u Twilio a přepis a shrnutí jsou uloženy v Offlico, dokud je firma nesmaže nebo dokud nesmaže svůj účet. V USA AI recepční na začátku hovoru volajícím sdělí, že je asistentem AI a že hovor je nahráván; jinde je za informování volajících odpovědná firma.
• Poznámky AI k termínům: firma může k termínu nahrát nebo nadiktovat poznámky, poté co v Offlico zaznamená souhlas klienta. Zvuk se převádí na text v telefonu, kde je to možné, jinak prostřednictvím AssemblyAI, a OpenAI z něj napíše koncept poznámky, který firma zkontroluje a schválí. Zvuk, přepisy a koncepty jsou v naší databázi šifrovány. Zvuk se smaže, jakmile je jeho přepis hotový (nejpozději po 7 dnech), přepisy a napsané poznámky po 30 dnech a koncepty, které nebyly nikdy schváleny, po 90 dnech. Schválená poznámka zůstává na kartě klienta.
• Další pomoc AI: OpenAI také pomáhá firmě doplnit, co její AI recepční ví, z vlastních údajů firmy a z jejího webu, a kontroluje krátké části hovoru (například hláskované jméno, PSČ nebo telefonní číslo), aby byly zapsány správně.

Komu údaje poskytujeme

Osobní údaje sdílíme pouze s poskytovateli, kteří nám pomáhají provozovat Offlico (našimi zpracovateli a, u údajů o klientech, subzpracovateli firmy), když o to požádáte vy nebo firma, nebo když to vyžaduje zákon. Každý poskytovatel dostane jen to, co potřebuje pro svůj úkol.

Pokud firma propojí s Offlico své vlastní nástroje (například pomocí webhooku), posíláme jim údaje, které si firma zvolí. Osobní údaje můžeme také sdílet s našimi odbornými poradci, s úřady, když to vyžaduje zákon, a s kupujícím, pokud by byla naše firma prodána, který by je musel chránit stejným způsobem.

Předávání údajů do zahraničí

Naše servery a databáze jsou ve Frankfurtu v Německu, v EU. Hovory AI recepční zpracovává Twilio v Irsku a řeč z nich převádí na text AssemblyAI nebo Deepgram v EU; poznámky AI se zpracovávají v EU. Někteří z našich poskytovatelů, včetně Stripe, Twilio (u SMS), OpenAI (u AI recepční a další pomoci AI), ElevenLabs, Google, Apple a Meta, mohou osobní údaje zpracovávat v USA nebo v jiných zemích mimo Spojené království a Evropský hospodářský prostor. Při takovém předávání osobních údajů se opíráme o záruky, které právo umožňuje, například o rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo o standardní doložky o ochraně údajů v podmínkách zpracování údajů našich poskytovatelů.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Váš účet a údaje vaší firmy včetně údajů o klientech: po celou dobu, po kterou je váš účet otevřený.
• Smazání účtu: svůj účet můžete kdykoli smazat v aplikaci Offlico pro iPhone nebo Android („Account“, poté „Delete account“) nebo zasláním e-mailu na support@offlico.com z e-mailové adresy vašeho účtu. Poté zrušíme každý placený tarif, odhlásíme vás všude a váš účet a údaje vaší firmy okamžitě smažeme, včetně klientů, termínů, zpráv, nahrávek hovorů a přepisů, dokumentů a souborů, a uvolníme vaše telefonní číslo Offlico. Několik záznamů si poté ponecháváme: záznamy o platbách, kreditech a doporučeních (pro účely účetnictví a k zabránění zneužití nabídek) a bezpečnostní protokoly (po dobu až 365 dnů). Stripe uchovává vlastní záznamy o platbách podle svých zákonných povinností.
• Smazání klienta: když firma smaže klienta, je smazána karta klienta, jeho adresy a fotografie. Minulé termíny, faktury a dokumenty zůstávají v záznamech firmy a kopie smazaných údajů zůstává v našem bezpečnostním protokolu po dobu až 365 dnů.
• Nahrávky a přepisy AI recepční: dokud je firma nesmaže nebo dokud nesmaže svůj účet.
• Poznámky AI: jak je popsáno v části Funkce AI.
• Bezpečnostní protokoly: 365 dnů.
• Zálohy: smazané údaje mohou zůstat v zálohách našeho poskytovatele hostingu po krátkou dobu, dokud nejsou nahrazeny.

Soubory cookie a podobné technologie

Offlico používá několik souborů cookie a podobných úložišť v prohlížeči, které potřebuje ke své funkci, a proto k nim nepotřebujeme váš souhlas:

• zabezpečený soubor cookie, který vás udržuje přihlášené až 30 dnů, a přihlašovací token v úložišti vašeho prohlížeče;
• vaše země a jazyk, pokud si je zvolíte (až na rok), a vaše volba ohledně souborů cookie;
• uvnitř aplikace kopie nedávných dat, aby aplikace fungovala i offline;
• doporučující kód z odkazu, který jste použili (po dobu 30 dnů);
• na rezervačních stránkách termín, který máte zablokovaný (po dobu 10 minut), a náhodné ID návštěvy popsané v části Jaké údaje shromažďujeme.

Na našem webu (nikoli na rezervačních stránkách, stránkách pro klienty ani uvnitř aplikace) navíc používáme Google Analytics, Google Ads a Meta pixel, abychom zjistili, jak návštěvníci web používají a jak si naše reklamy vedou, a do zavření karty si pamatujeme, která kampaň nebo reklama vás na web přivedla. Pokud vidíte naši cookie lištu, tyto nástroje ukládají soubory cookie, až když kliknete na „Přijmout“ (do té doby tagy Google běží bez souborů cookie a Meta pixel zůstává vypnutý), a web funguje stejně, i když kliknete na „Odmítnout“. Pokud žádnou lištu nevidíte, spouštějí se při načtení stránky.

Chcete-li svou volbu změnit, vymažte v prohlížeči data tohoto webu a při zobrazení lišty zvolte znovu. Soubory cookie můžete také blokovat v nastavení prohlížeče.

Zabezpečení

Mezi vaším prohlížečem nebo aplikací a Offlico používáme šifrovaná spojení (HTTPS), hesla, přihlašovací kódy a odkazy uchováváme pouze jako hashe, nahrávky, přepisy a koncepty poznámek AI šifrujeme v naší databázi a přístup našich pracovníků omezujeme a zaznamenáváme. Žádný systém není zcela bezpečný. Pokud porušení zabezpečení osobních údajů ohrožuje vaše práva, oznámíme to vám i regulátorovi, jak vyžaduje zákon.

Vaše práva

Podle UK GDPR a GDPR EU máte právo požádat o kopii svých osobních údajů, o jejich opravu nebo výmaz, omezit způsob, jakým je používáme, nebo proti němu vznést námitku, a získat je v přenositelném formátu. Pokud se opíráme o váš souhlas, můžete jej kdykoli odvolat. Chcete-li tato práva uplatnit, napište na support@offlico.com; odpovíme do jednoho měsíce. Pokud jsou vaše údaje údaji o klientech uloženými firmou, předáme vaši žádost této firmě, která o ní rozhodne.

Pokud máte výhrady k tomu, jak nakládáme s vašimi údaji, obraťte se nejprve na nás. Můžete si také stěžovat u Information Commissioner's Office (ICO) ve Spojeném království na adrese ico.org.uk nebo u úřadu pro ochranu osobních údajů ve své zemi.

Děti

Offlico není určeno dětem: účty jsou určeny firmám a jejich týmům a držitelé účtů musí mít alespoň 18 let. Firma může uchovávat údaje o klientech, kteří jsou děti, například termín rezervovaný rodičem; za tyto údaje odpovídá firma.

Změny těchto zásad

Tyto zásady aktualizujeme, když se změní to, co s osobními údaji děláme. Datum nahoře ukazuje, kdy byly naposledy změněny, a o důležitých změnách informujeme držitele účtů e-mailem nebo v aplikaci.

Kontakt

Offlico Ltd, support@offlico.com.