Deze vertaling is bedoeld ter informatie. Bij een conflict of verschil geldt de Engelse versie.

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 1 november 2026

Dit beleid legt uit hoe Offlico Ltd (“Offlico”, “wij”, “ons”) persoonsgegevens verzamelt en gebruikt wanneer je www.offlico.com bezoekt, de Offlico-webapp of de Offlico-apps voor iPhone en Android gebruikt, of te maken hebt met een bedrijf dat Offlico gebruikt. Het is opgesteld voor de UK GDPR en de Data Protection Act 2018, en voor de EU-AVG waar die van toepassing is. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken jouw gegevens of de gegevens van je klanten niet om AI-modellen te trainen.

Wie wij zijn

Offlico Ltd biedt Offlico aan en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven, behalve de klantgegevens die bedrijven in Offlico bewaren (zie Bedrijven en hun klanten). Voor alles wat je gegevens betreft, stuur je een e-mail naar support@offlico.com.

Bedrijven en hun klanten

Offlico wordt gebruikt door bedrijven zoals mobiele kappers, pedicures, schoonmakers en hoveniers om hun afspraken te beheren. Wanneer een bedrijf gegevens van zijn eigen klanten in Offlico bewaart (bijvoorbeeld namen, contactgegevens, adressen, afspraken, notities, formulieren, berichten, betalingen en telefoongesprekken), is het bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en bepaalt het hoe ze worden gebruikt. Offlico verwerkt ze voor het bedrijf, als zijn verwerker, volgens onze verwerkersvoorwaarden.

Ben je klant van een bedrijf dat Offlico gebruikt, neem dan voor vragen over je gegevens eerst contact op met dat bedrijf; de eigen privacyverklaring van het bedrijf legt uit hoe het ze gebruikt. Neem je in plaats daarvan contact met ons op, dan geven we je verzoek door aan het bedrijf en helpen we het om je te antwoorden.

LocalPickr, waar mensen mobiele professionals in hun buurt vinden, wordt ook beheerd door Offlico Ltd en heeft een eigen privacybeleid (localpickr.com/privacy). Als een bedrijf ervoor kiest om op LocalPickr vermeld te worden, worden de bedrijfsgegevens die het kiest daar openbaar getoond.

Welke gegevens wij verzamelen

Als je Offlico voor je bedrijf gebruikt

• Account: je naam, e-mailadres en mobiele nummer (gecontroleerd met een code per sms), je wachtwoord (we bewaren alleen een veilige hash ervan) en, als je inlogt met Google of Apple, je Google- of Apple-account-ID.
• Bedrijf: je bedrijfsnaam, beroep, adres en contactgegevens, logo, boekingspagina, diensten, prijzen en werktijden, je land, taal, valuta en tijdzone en, als je ons vraagt je bedrijf te verifiëren, het registratienummer en btw-nummer ervan.
• Facturering: je abonnement, betalingen en credits. Kaartgegevens worden verzameld en bewaard door Stripe; wij zien alleen het kaarttype, de laatste vier cijfers en de vervaldatum.
• Boekhouding: de facturen, uitgaven en kwitanties die je toevoegt, de bankgegevens die je op je facturen vermeldt, je ritten voor de kilometerregistratie (begin- en eindadressen en de route) en, als je via TrueLayer een Britse bankrekening koppelt, de rekeninggegevens, saldo's en transacties.
• Je team: de namen en contactgegevens van de teamleden die je uitnodigt.
• Support: berichten en feedback die je ons stuurt, en bugmeldingen met de gegevens over de pagina, het apparaat en de browser en eventuele bestanden die je bijvoegt.
• Gebruik van Offlico: inlog- en beveiligingslogboeken, welke schermen worden gebruikt en hoelang, en, als je meldingen in onze apps toestaat, een apparaattoken daarvoor.

Klantgegevens die bedrijven in Offlico bewaren

• namen, telefoonnummers, e-mailadressen, woon- en bezoekadressen (met toegangs- en parkeernotities) en hun kaartlocaties;
• afspraken, diensten, prijzen, notities, foto's, documenten, formulieren en toestemmingen;
• waar het bedrijf dit vastlegt, gezondheids- en zorggegevens, zoals aandoeningen, allergieën, medicatie, voorgeschiedenis van voet- of oorverzorging, geboortedatum, een huisarts en een noodcontact;
• facturen, aanbetalingen, betalingen en cadeaubonnen;
• sms-berichten en e-mails die aan klanten zijn verstuurd, en registraties van wat er is verstuurd;
• gesprekken die zijn beantwoord door de AI-receptionist van het bedrijf: het telefoonnummer van de beller, een opname, een transcript en een samenvatting;
• AI-afspraaknotities, als het bedrijf die gebruikt (zie AI-functies).

Als je de boekingspagina van een bedrijf of een link die het je stuurt gebruikt

We verzamelen de gegevens die je voor het bedrijf invult: je naam, contactgegevens, adres of postcode, de afspraak die je kiest en eventuele notities. Om bedrijven te laten zien hoe hun boekingspagina wordt gebruikt en om misbruik te voorkomen, leggen we ook paginagebeurtenissen vast: een willekeurige ID-code die in je browser wordt bewaard, de postcode waarop je zoekt, de stappen die je zet en het tijdstip dat je kiest, je tijdzone en een geschatte locatie (land, regio en plaats) die we met ipapi.co opzoeken aan de hand van je IP-adres. We bewaren je IP-adres alleen in gehashte vorm. Als je een boekingspagina vraagt je verzoek door te geven, bijvoorbeeld omdat je buiten het werkgebied van het bedrijf zit, delen we het via LocalPickr met andere professionals.

Als je onze website bezoekt

Onze hostingproviders registreren technische gegevens van elk bezoek, zoals je IP-adres, browser en de pagina's die je opent. We gebruiken ook analyse- en advertentiecookies (zie Cookies). Als je een formulier invult, bijvoorbeeld om contact met ons op te nemen of om ons te vragen je gegevens vanuit een ander systeem over te zetten, verzamelen we wat je invult.

Hoe we ze gebruiken en waarom

Onze supportmedewerkers bekijken een account alleen wanneer dat nodig is om je te helpen of om Offlico veilig te houden, en die toegang wordt gelogd.

AI-functies

• AI-receptionist: als een bedrijf deze inschakelt, worden telefoontjes naar het Offlico-telefoonnummer van het bedrijf beantwoord door een AI-assistent. De spraak van de beller wordt door AssemblyAI of Deepgram omgezet in tekst, de antwoorden worden geschreven door OpenAI en uitgesproken door ElevenLabs. Elk beantwoord gesprek wordt door Twilio opgenomen. De opname blijft bij Twilio, en het transcript en de samenvatting worden in Offlico bewaard, totdat het bedrijf ze verwijdert of zijn account verwijdert. In de VS vertelt de AI-receptionist bellers aan het begin van het gesprek dat het een AI-assistent is en dat het gesprek wordt opgenomen; elders is het bedrijf verantwoordelijk voor het informeren van zijn bellers.
• AI-afspraaknotities: een bedrijf kan notities voor een afspraak opnemen of dicteren, nadat de toestemming van de klant in Offlico is vastgelegd. De audio wordt waar mogelijk op de telefoon omgezet in tekst, anders door AssemblyAI, en OpenAI schrijft daarvan een conceptnotitie die het bedrijf controleert en goedkeurt. Audio, transcripts en concepten worden versleuteld in onze database. De audio wordt verwijderd zodra het transcript klaar is (uiterlijk na 7 dagen), transcripts en getypte notities na 30 dagen, en concepten die nooit zijn goedgekeurd na 90 dagen. De goedgekeurde notitie blijft in het klantdossier.
• Overige AI-hulp: OpenAI helpt een bedrijf ook om in te vullen wat zijn AI-receptionist weet op basis van de eigen gegevens en website van het bedrijf, en controleert korte delen van een gesprek (zoals een gespelde naam, postcode of telefoonnummer) zodat ze correct worden genoteerd.

Met wie we ze delen

We delen persoonsgegevens alleen met de aanbieders die ons helpen Offlico te laten werken (onze verwerkers en, voor klantgegevens, de subverwerkers van het bedrijf), wanneer jij of het bedrijf ons daarom vraagt, of wanneer de wet het vereist. Elke aanbieder krijgt alleen wat hij nodig heeft voor zijn taak.

Als een bedrijf zijn eigen tools aan Offlico koppelt (bijvoorbeeld met een webhook), sturen we hun de gegevens die het bedrijf kiest. We kunnen persoonsgegevens ook delen met onze professionele adviseurs, met autoriteiten wanneer de wet het vereist, en met een koper als ons bedrijf wordt verkocht, die ze op dezelfde manier zou moeten beschermen.

Internationale doorgifte

Onze servers en database staan in Frankfurt, Duitsland, in de EU. Gesprekken met de AI-receptionist worden door Twilio in Ierland afgehandeld, en de spraak wordt door AssemblyAI of Deepgram in de EU omgezet in tekst; AI-notities worden in de EU verwerkt. Sommige van onze aanbieders, waaronder Stripe, Twilio (voor sms-berichten), OpenAI (voor de AI-receptionist en de overige AI-hulp), ElevenLabs, Google, Apple en Meta, kunnen persoonsgegevens verwerken in de VS of in andere landen buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens op deze manier worden doorgegeven, vertrouwen we op de waarborgen die de wet toestaat, zoals adequaatheidsbesluiten of de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming in de verwerkersvoorwaarden van onze aanbieders.

Hoe lang we ze bewaren

• Je account en de gegevens van je bedrijf, inclusief klantgegevens: zolang je account open is.
• Je account verwijderen: je kunt je account op elk moment verwijderen in de Offlico-app voor iPhone of Android (“Account”, daarna “Delete account”), of door een e-mail te sturen naar support@offlico.com vanaf het e-mailadres van je account. We zeggen dan elk betaald abonnement op, loggen je overal uit en verwijderen je account en de gegevens van je bedrijf direct, inclusief klanten, afspraken, berichten, gespreksopnamen en transcripts, documenten en bestanden, en we geven je Offlico-telefoonnummer vrij. Daarna bewaren we een paar gegevens: betalings-, credit- en verwijzingsgegevens (voor de boekhouding en om misbruik van aanbiedingen te voorkomen) en beveiligingslogboeken (maximaal 365 dagen). Stripe bewaart zijn eigen betalingsgegevens op grond van zijn wettelijke verplichtingen.
• Een klant verwijderen: wanneer een bedrijf een klant verwijdert, worden het klantdossier, de adressen en de foto van de klant verwijderd. Eerdere afspraken, facturen en documenten blijven in de administratie van het bedrijf, en een kopie van de verwijderde gegevens blijft maximaal 365 dagen in ons beveiligingslogboek.
• Opnamen en transcripts van de AI-receptionist: totdat het bedrijf ze verwijdert of zijn account verwijdert.
• AI-notities: zoals beschreven in AI-functies.
• Beveiligingslogboeken: 365 dagen.
• Back-ups: verwijderde gegevens kunnen nog korte tijd in de back-ups van onze hostingprovider blijven staan totdat die worden vervangen.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Offlico gebruikt een paar cookies en vergelijkbare opslag in de browser die nodig zijn om te kunnen werken, dus daarvoor is je toestemming niet nodig:

• een beveiligde cookie die je maximaal 30 dagen ingelogd houdt, en een inlogtoken in de opslag van je browser;
• je land en taal, als je die kiest (maximaal een jaar), en je cookiekeuze;
• in de app een kopie van recente gegevens, zodat die ook offline blijft werken;
• een verwijzingscode van een link die je hebt gevolgd (30 dagen);
• op boekingspagina's het tijdstip dat je vasthoudt (10 minuten) en de willekeurige bezoek-ID die is beschreven in Welke gegevens wij verzamelen.

Op onze website (niet op boekingspagina's, klantpagina's of in de app) gebruiken we ook Google Analytics, Google Ads en de Meta pixel om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken en hoe onze advertenties presteren, en we onthouden tot je het tabblad sluit welke campagne of advertentie je naar de website heeft gebracht. Als je onze cookiebanner ziet, slaan deze tools pas cookies op nadat je op Accepteren hebt geklikt (tot dan werken de tags van Google zonder cookies en blijft de Meta pixel uit), en de website werkt hetzelfde als je op Weigeren klikt. Als je geen banner ziet, worden ze uitgevoerd wanneer een pagina wordt geladen.

Om je keuze te wijzigen, wis je de gegevens van deze website in je browser en kies je opnieuw wanneer de banner verschijnt. Je kunt cookies ook blokkeren in de instellingen van je browser.

Beveiliging

We gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS) tussen je browser of app en Offlico, bewaren wachtwoorden, inlogcodes en inloglinks alleen als hashes, versleutelen opnamen, transcripts en concepten van AI-notities in onze database, en beperken en loggen de toegang van ons personeel. Geen enkel systeem is volledig veilig. Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens je rechten in gevaar brengt, laten we het jou en de toezichthouder weten, zoals de wet vereist.

Jouw rechten

Op grond van de UK GDPR en de EU-AVG heb je het recht om een kopie van je persoonsgegevens op te vragen, ze te laten corrigeren of verwijderen, de manier waarop we ze gebruiken te beperken of daartegen bezwaar te maken, en ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Waar we ons op je toestemming baseren, kun je die op elk moment intrekken. Om deze rechten uit te oefenen, stuur je een e-mail naar support@offlico.com; we antwoorden binnen een maand. Als je gegevens klantgegevens zijn die door een bedrijf worden bewaard, geven we je verzoek door aan dat bedrijf, dat erover beslist.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Information Commissioner's Office (ICO) in het Verenigd Koninkrijk via ico.org.uk, of bij de gegevensbeschermingsautoriteit in je land.

Kinderen

Offlico is niet bedoeld voor kinderen: accounts zijn voor bedrijven en hun teams, en accounthouders moeten minstens 18 jaar zijn. Een bedrijf kan gegevens bewaren van klanten die kinderen zijn, bijvoorbeeld een afspraak die door een ouder is geboekt; het bedrijf is verantwoordelijk voor die gegevens.

Wijzigingen in dit beleid

We werken dit beleid bij wanneer wat we met persoonsgegevens doen verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer het voor het laatst is gewijzigd, en we informeren accounthouders per e-mail of in de app over belangrijke wijzigingen.

Contact

Offlico Ltd, support@offlico.com.