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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er novembre 2026

Cette politique explique comment Offlico Ltd (« Offlico », « nous ») collecte et utilise des données personnelles lorsque vous visitez www.offlico.com, utilisez l’application web Offlico ou les applications Offlico pour iPhone et Android, ou avez affaire à une entreprise qui utilise Offlico. Elle est rédigée au regard du UK GDPR et du Data Protection Act 2018, ainsi que du RGPD de l’UE lorsqu’il s’applique. Nous ne vendons pas de données personnelles et nous n’utilisons ni vos données ni celles de vos clients pour entraîner des modèles d’IA.

Qui nous sommes

Offlico Ltd fournit Offlico et est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique, à l’exception des données clients que les entreprises conservent dans Offlico (voir Les entreprises et leurs clients). Pour toute question concernant vos données, écrivez à support@offlico.com.

Les entreprises et leurs clients

Offlico est utilisé par des entreprises telles que des coiffeurs à domicile, des pédicures-podologues, des professionnels du ménage et des jardiniers pour gérer leurs rendez-vous. Lorsqu’une entreprise conserve dans Offlico des informations sur ses propres clients (par exemple noms, coordonnées, adresses, rendez-vous, notes, formulaires, messages, paiements et appels téléphoniques), l’entreprise est le responsable du traitement de ces données et décide de la manière dont elles sont utilisées. Offlico les traite pour le compte de l’entreprise, en tant que son sous-traitant, conformément à nos conditions de traitement des données.

Si vous êtes client d’une entreprise qui utilise Offlico, veuillez d’abord contacter cette entreprise au sujet de vos données ; sa propre notice de confidentialité explique comment elle les utilise. Si vous nous contactez à la place, nous transmettrons votre demande à l’entreprise et l’aiderons à vous répondre.

LocalPickr, où les gens trouvent des professionnels mobiles près de chez eux, est également exploité par Offlico Ltd et dispose de sa propre politique de confidentialité (localpickr.com/privacy). Si une entreprise choisit d’être répertoriée sur LocalPickr, les informations de l’entreprise qu’elle choisit y sont affichées publiquement.

Les données que nous collectons

Si vous utilisez Offlico pour votre entreprise

• Compte : votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de mobile (vérifié par un code envoyé par SMS), votre mot de passe (nous n’en conservons qu’une empreinte sécurisée) et, si vous vous connectez avec Google ou Apple, l’identifiant de votre compte Google ou Apple.
• Entreprise : le nom de votre entreprise, votre profession, votre adresse et vos coordonnées, votre logo, votre page de réservation, vos services, tarifs et horaires de travail, votre pays, votre langue, votre devise et votre fuseau horaire et, si vous nous demandez de vérifier votre entreprise, ses numéros d’immatriculation et de TVA.
• Facturation : votre formule, vos paiements et vos crédits. Les données de carte sont collectées et conservées par Stripe ; nous voyons uniquement le type de carte, ses quatre derniers chiffres et sa date d’expiration.
• Comptabilité : les factures, dépenses et reçus que vous ajoutez, les coordonnées bancaires que vous affichez sur vos factures, vos trajets pour le suivi kilométrique (adresses de départ et d’arrivée et itinéraire) et, si vous connectez un compte bancaire britannique via TrueLayer, les informations de ce compte, ses soldes et ses transactions.
• Votre équipe : les noms et coordonnées des membres de l’équipe que vous invitez.
• Support : les messages et commentaires que vous nous envoyez, ainsi que les rapports de bogue avec les informations sur la page, l’appareil et le navigateur et les fichiers que vous joignez.
• Utilisation d’Offlico : les journaux de connexion et de sécurité, les écrans utilisés et la durée d’utilisation et, si vous autorisez les notifications dans nos applications, un jeton d’appareil pour celles-ci.

Les données clients que les entreprises conservent dans Offlico

• noms, numéros de téléphone, adresses e-mail, adresses du domicile et des lieux de visite (avec des notes d’accès et de stationnement) et leur localisation sur la carte ;
• rendez-vous, services, tarifs, notes, photos, documents, formulaires et consentements ;
• lorsque l’entreprise les enregistre, des informations de santé et de soins, telles que pathologies, allergies, médicaments, historique des soins des pieds ou des oreilles, date de naissance, un médecin traitant et un contact d’urgence ;
• factures, acomptes, paiements et cartes cadeaux ;
• SMS et e-mails envoyés aux clients, et traces de ce qui a été envoyé ;
• appels pris par la réceptionniste IA de l’entreprise : le numéro de téléphone de l’appelant, un enregistrement, une transcription et un résumé ;
• notes de rendez-vous IA, si l’entreprise les utilise (voir Fonctionnalités d’IA).

Si vous utilisez la page de réservation d’une entreprise ou un lien qu’elle vous envoie

Nous collectons les informations que vous saisissez pour l’entreprise : votre nom, vos coordonnées, votre adresse ou code postal, le rendez-vous que vous choisissez et d’éventuelles notes. Pour montrer aux entreprises comment leur page de réservation est utilisée et pour prévenir les abus, nous enregistrons également des événements de page : un identifiant aléatoire conservé dans votre navigateur, le code postal que vous recherchez, les étapes que vous suivez et l’heure que vous choisissez, votre fuseau horaire, et une localisation approximative (pays, région et ville) que nous déterminons à partir de votre adresse IP avec ipapi.co. Nous ne conservons votre adresse IP que sous forme hachée. Si vous demandez à une page de réservation de transmettre votre demande, par exemple parce que vous êtes en dehors du secteur de l’entreprise, nous la partageons avec d’autres professionnels via LocalPickr.

Si vous visitez notre site web

Nos hébergeurs enregistrent des informations techniques sur chaque visite, telles que votre adresse IP, votre navigateur et les pages que vous ouvrez. Nous utilisons également des cookies d’analyse et de publicité (voir Cookies). Si vous remplissez un formulaire, par exemple pour nous contacter ou pour nous demander de transférer vos données depuis un autre système, nous collectons ce que vous saisissez.

Comment nous utilisons les données et pourquoi

Notre équipe de support ne consulte un compte que lorsque c’est nécessaire pour vous aider ou pour assurer la sécurité d’Offlico, et cet accès est consigné.

Fonctionnalités d’IA

• Réceptionniste IA : lorsqu’une entreprise l’active, les appels à son numéro de téléphone Offlico sont pris par un assistant IA. La voix de l’appelant est transformée en texte par AssemblyAI ou Deepgram, les réponses sont rédigées par OpenAI et prononcées par ElevenLabs. Chaque appel pris est enregistré par Twilio. L’enregistrement reste chez Twilio, et la transcription et le résumé sont conservés dans Offlico, jusqu’à ce que l’entreprise les supprime ou supprime son compte. Aux États-Unis, la réceptionniste IA indique aux appelants, au début de l’appel, qu’il s’agit d’un assistant IA et que l’appel est enregistré ; ailleurs, l’entreprise est responsable d’en informer ses appelants.
• Notes de rendez-vous IA : une entreprise peut enregistrer ou dicter des notes pour un rendez-vous, après avoir enregistré dans Offlico le consentement du client. L’audio est transformé en texte sur le téléphone lorsque c’est possible, sinon par AssemblyAI, et OpenAI en rédige un brouillon de note que l’entreprise vérifie et approuve. L’audio, les transcriptions et les brouillons sont chiffrés dans notre base de données. L’audio est supprimé dès que sa transcription est prête (au plus tard après 7 jours), les transcriptions et les notes saisies après 30 jours, et les brouillons qui n’ont jamais été approuvés après 90 jours. La note approuvée reste dans la fiche du client.
• Autre aide de l’IA : OpenAI aide aussi une entreprise à renseigner ce que sa réceptionniste IA sait à partir des informations de l’entreprise et de son site web, et vérifie de courts passages d’un appel (comme un nom épelé, un code postal ou un numéro de téléphone) afin qu’ils soient notés correctement.

Avec qui nous les partageons

Nous ne partageons des données personnelles qu’avec les prestataires qui nous aident à faire fonctionner Offlico (nos sous-traitants et, pour les données clients, les sous-traitants ultérieurs de l’entreprise), lorsque vous ou l’entreprise nous le demandez, ou lorsque la loi l’exige. Chaque prestataire ne reçoit que ce dont il a besoin pour sa tâche.

Si une entreprise connecte ses propres outils à Offlico (par exemple avec un webhook), nous leur envoyons les données que l’entreprise choisit. Nous pouvons également partager des données personnelles avec nos conseillers professionnels, avec les autorités lorsque la loi l’exige, et avec un acquéreur si notre entreprise est vendue, lequel devrait les protéger de la même manière.

Transferts internationaux

Nos serveurs et notre base de données se trouvent à Francfort, en Allemagne, dans l’UE. Les appels de la réceptionniste IA sont gérés par Twilio en Irlande, et la voix est transformée en texte par AssemblyAI ou Deepgram dans l’UE ; les notes IA sont traitées dans l’UE. Certains de nos prestataires, dont Stripe, Twilio (pour les SMS), OpenAI (pour la réceptionniste IA et les autres aides de l’IA), ElevenLabs, Google, Apple et Meta, peuvent traiter des données personnelles aux États-Unis ou dans d’autres pays situés en dehors du Royaume-Uni et de l’Espace économique européen. Lorsque des données personnelles sont transférées de cette manière, nous nous appuyons sur les garanties que la loi autorise, telles que les décisions d’adéquation ou les clauses types de protection des données figurant dans les conditions de traitement des données de nos prestataires.

Combien de temps nous les conservons

• Votre compte et les données de votre entreprise, y compris les données clients : aussi longtemps que votre compte est ouvert.
• Suppression de votre compte : vous pouvez supprimer votre compte à tout moment dans l’application Offlico pour iPhone ou Android (« Account », puis « Delete account »), ou en écrivant à support@offlico.com depuis l’adresse e-mail de votre compte. Nous résilions alors toute formule payante, vous déconnectons partout et supprimons immédiatement votre compte et les données de votre entreprise, y compris les clients, rendez-vous, messages, enregistrements d’appels et transcriptions, documents et fichiers, et nous libérons votre numéro de téléphone Offlico. Nous conservons ensuite quelques données : les données de paiement, de crédits et de parrainage (pour la comptabilité et pour prévenir l’utilisation abusive des offres) et les journaux de sécurité (jusqu’à 365 jours). Stripe conserve ses propres données de paiement conformément à ses obligations légales.
• Suppression d’un client : lorsqu’une entreprise supprime un client, la fiche du client, ses adresses et sa photo sont supprimées. Les rendez-vous passés, les factures et les documents restent dans les dossiers de l’entreprise, et une copie des informations supprimées reste dans notre journal de sécurité pendant 365 jours au plus.
• Enregistrements et transcriptions de la réceptionniste IA : jusqu’à ce que l’entreprise les supprime ou supprime son compte.
• Notes IA : comme décrit dans Fonctionnalités d’IA.
• Journaux de sécurité : 365 jours.
• Sauvegardes : les données supprimées peuvent rester brièvement dans les sauvegardes de notre hébergeur jusqu’à leur remplacement.

Cookies et technologies similaires

Offlico utilise quelques cookies et dispositifs de stockage similaires du navigateur nécessaires à son fonctionnement, pour lesquels votre consentement n’est donc pas requis :

• un cookie sécurisé qui vous maintient connecté jusqu’à 30 jours, et un jeton de connexion dans le stockage de votre navigateur ;
• votre pays et votre langue, si vous les choisissez (jusqu’à un an), et votre choix concernant les cookies ;
• dans l’application, une copie des données récentes pour qu’elle continue de fonctionner hors ligne ;
• un code de parrainage issu d’un lien que vous avez suivi (pendant 30 jours) ;
• sur les pages de réservation, l’heure que vous retenez (pendant 10 minutes) et l’identifiant de visite aléatoire décrit dans Les données que nous collectons.

Sur notre site web (pas sur les pages de réservation, les pages clients ni dans l’application), nous utilisons également Google Analytics, Google Ads et le Meta pixel pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site web et comment nos publicités fonctionnent, et nous mémorisons jusqu’à la fermeture de l’onglet la campagne ou la publicité qui vous a amené sur le site web. Si vous voyez notre bandeau de cookies, ces outils ne stockent des cookies qu’après que vous avez cliqué sur Accepter (jusque-là, les balises de Google fonctionnent sans cookies et le Meta pixel reste désactivé), et le site web fonctionne de la même manière si vous cliquez sur Refuser. Si vous ne voyez pas de bandeau, ils s’exécutent au chargement d’une page.

Pour modifier votre choix, effacez les données de ce site web dans votre navigateur et choisissez à nouveau lorsque le bandeau apparaît. Vous pouvez également bloquer les cookies dans les paramètres de votre navigateur.

Sécurité

Nous utilisons des connexions chiffrées (HTTPS) entre votre navigateur ou votre application et Offlico, ne conservons les mots de passe, les codes de connexion et les liens de connexion que sous forme d’empreintes, chiffrons dans notre base de données les enregistrements, les transcriptions et les brouillons des notes IA, et limitons et consignons l’accès de notre personnel. Aucun système n’est totalement sûr. Si une violation de données personnelles met vos droits en danger, nous vous en informerons, ainsi que l’autorité de contrôle, comme la loi l’exige.

Vos droits

En vertu du UK GDPR et du RGPD de l’UE, vous avez le droit de demander une copie de vos données personnelles, de les faire rectifier ou supprimer, de limiter la manière dont nous les utilisons ou de vous y opposer, et de les recevoir dans un format portable. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Pour exercer ces droits, écrivez à support@offlico.com ; nous répondons dans un délai d’un mois. Si vos données sont des données clients conservées par une entreprise, nous transmettons votre demande à cette entreprise, qui décide de la suite à lui donner.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, veuillez d’abord nous en informer. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Information Commissioner's Office (ICO) au Royaume-Uni à l’adresse ico.org.uk, ou auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.

Enfants

Offlico n’est pas destiné aux enfants : les comptes sont réservés aux entreprises et à leurs équipes, et les titulaires de compte doivent avoir au moins 18 ans. Une entreprise peut conserver des informations sur des clients qui sont des enfants, par exemple un rendez-vous réservé par un parent ; l’entreprise est responsable de ces données.

Modifications de cette politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque ce que nous faisons des données personnelles change. La date en haut indique quand elle a été modifiée pour la dernière fois, et nous informons les titulaires de compte des changements importants par e-mail ou dans l’application.

Contact

Offlico Ltd, support@offlico.com.