Tämä käännös on tarkoitettu tiedoksesi. Jos tekstit poikkeavat toisistaan tai ovat ristiriidassa, noudatetaan englanninkielistä versiota.

Tietosuojakäytäntö

Päivitetty viimeksi: 1. marraskuuta 2026

Tässä käytännössä kerrotaan, miten Offlico Ltd ("Offlico", "me", "meidän") kerää ja käyttää henkilötietoja, kun vierailet osoitteessa www.offlico.com, käytät Offlicon verkkosovellusta tai Offlicon iPhone- ja Android-sovelluksia tai asioit Offlicoa käyttävän yrityksen kanssa. Se on laadittu UK GDPR:n ja Data Protection Act 2018 -lain sekä, siltä osin kuin sitä sovelletaan, EU:n GDPR:n mukaisesti. Emme myy henkilötietoja, emmekä käytä sinun tai asiakkaidesi tietoja tekoälymallien kouluttamiseen.

Keitä me olemme

Offlico Ltd tarjoaa Offlicon ja on tässä käytännössä kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, lukuun ottamatta niitä asiakastietoja, joita yritykset säilyttävät Offlicossa (katso Yritykset ja niiden asiakkaat). Kaikissa tietojasi koskevissa asioissa voit lähettää sähköpostia osoitteeseen support@offlico.com.

Yritykset ja niiden asiakkaat

Offlicoa käyttävät yritykset, kuten liikkuvat kampaajat, jalkahoidon ammattilaiset, siivoojat ja puutarhurit, tapaamistensa hallintaan. Kun yritys säilyttää Offlicossa tietoja omista asiakkaistaan (esimerkiksi nimiä, yhteystietoja, osoitteita, tapaamisia, muistiinpanoja, lomakkeita, viestejä, maksuja ja puheluita), yritys on näiden tietojen rekisterinpitäjä ja päättää, miten niitä käytetään. Offlico käsittelee ne yrityksen puolesta sen henkilötietojen käsittelijänä henkilötietojen käsittelyä koskevien ehtojemme mukaisesti.

Jos olet Offlicoa käyttävän yrityksen asiakas, ota ensin yhteyttä yritykseen tietojasi koskevissa asioissa; yrityksen oma tietosuojailmoitus kertoo, miten se käyttää niitä. Jos otat sen sijaan yhteyttä meihin, välitämme pyyntösi yritykselle ja autamme sitä vastaamaan sinulle.

LocalPickr, jossa ihmiset löytävät lähellään toimivia liikkuvia ammattilaisia, on myös Offlico Ltd:n ylläpitämä, ja sillä on oma tietosuojakäytäntönsä (localpickr.com/privacy). Jos yritys valitsee tulla listatuksi LocalPickrissä, sen valitsemat yritystiedot näytetään siellä julkisesti.

Mitä keräämme

Jos käytät Offlicoa yrityksesi tarpeisiin

Tili: nimesi, sähköpostiosoitteesi ja matkapuhelinnumerosi (vahvistettu tekstiviestikoodilla), salasanasi (säilytämme siitä vain turvallisen tiivisteen) ja, jos kirjaudut sisään Googlella tai Applella, Google- tai Apple-tilisi tunniste.
Yritys: yrityksesi nimi, ammatti, osoite ja yhteystiedot, logo, varaussivu, palvelut, hinnat ja työajat, maasi, kielesi, valuuttasi ja aikavyöhykkeesi sekä, jos pyydät meitä vahvistamaan yrityksesi, sen rekisteröinti- ja ALV-numerot.
Laskutus: pakettisi, maksusi ja krediittisi. Stripe kerää ja säilyttää korttitiedot; näemme vain korttityypin, sen neljä viimeistä numeroa ja voimassaolopäivän.
Kirjanpito: lisäämäsi laskut, kulut ja kuitit, laskuillasi näyttämäsi pankkitiedot, kilometriseurannan ajomatkasi (lähtö- ja päätösosoitteet sekä reitti) ja, jos yhdistät brittiläisen pankkitilin TrueLayerin kautta, sen tilitiedot, saldot ja tapahtumat.
Tiimisi: kutsumiesi tiimin jäsenten nimet ja yhteystiedot.
Tuki: meille lähettämäsi viestit ja palaute sekä virheilmoitukset, joihin sisältyvät sivun, laitteen ja selaimen tiedot sekä mahdolliset liittämäsi tiedostot.
Offlicon käyttö: kirjautumis- ja tietoturvalokit, mitä näyttöjä käytetään ja kuinka kauan, sekä, jos sallit ilmoitukset sovelluksissamme, laitetunniste niitä varten.

Asiakastiedot, joita yritykset säilyttävät Offlicossa

nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, koti- ja käyntiosoitteet (sekä pääsyä ja pysäköintiä koskevat huomautukset) ja niiden sijainnit kartalla;
tapaamiset, palvelut, hinnat, muistiinpanot, valokuvat, asiakirjat, lomakkeet ja suostumukset;
jos yritys kirjaa niitä, terveys- ja hoitotiedot, kuten sairaudet, allergiat, lääkitys, jalka- tai korvanhoitohistoria, syntymäaika, omalääkäri ja yhteyshenkilö hätätilanteessa;
laskut, ennakkomaksut, maksut ja lahjakortit;
asiakkaille lähetetyt tekstiviestit ja sähköpostit sekä tiedot siitä, mitä on lähetetty;
yrityksen tekoälyreseptionistin vastaamat puhelut: soittajan puhelinnumero, tallenne, litteraatti ja yhteenveto;
tekoälymuistiinpanot tapaamisista, jos yritys käyttää niitä (katso Tekoälytoiminnot).

Jos käytät yrityksen varaussivua tai sen sinulle lähettämää linkkiä

Keräämme tiedot, jotka annat yritykselle: nimesi, yhteystietosi, osoitteesi tai postinumerosi, valitsemasi tapaamisen ja mahdolliset muistiinpanot. Jotta voimme näyttää yrityksille, miten niiden varaussivua käytetään, ja estää väärinkäytöksiä, tallennamme myös sivutapahtumia: selaimeesi tallennetun satunnaisen tunnisteen, hakemasi postinumeron, vaiheet, jotka suoritat, ja valitsemasi ajan, aikavyöhykkeesi sekä likimääräisen sijainnin (maa, alue ja kaupunki), jonka haemme IP-osoitteestasi ipapi.co-palvelulla. Säilytämme IP-osoitteesi vain tiivistettynä. Jos pyydät varaussivua välittämään pyyntösi eteenpäin, esimerkiksi koska olet yrityksen toiminta-alueen ulkopuolella, jaamme sen muiden ammattilaisten kanssa LocalPickrin kautta.

Jos vierailet verkkosivustollamme

Hosting-palveluntarjoajamme kirjaavat jokaisen vierailun tekniset tiedot, kuten IP-osoitteesi, selaimesi ja avaamasi sivut. Käytämme myös analytiikka- ja mainosevästeitä (katso Evästeet). Jos täytät lomakkeen, esimerkiksi ottaaksesi meihin yhteyttä tai pyytääksesi meitä siirtämään tietosi toisesta järjestelmästä, keräämme antamasi tiedot.

Miten ja miksi käytämme niitä

Mitä teemme	Käsittelyn oikeusperuste
Offlicon tarjoaminen sinulle: tilisi, varaukset, muistutukset, maksut, tekoälyreseptionisti ja muut käyttämäsi toiminnot	Sopimus kanssasi
Asiakastietojen käsittely yritysten puolesta	Yrityksen ohjeet (olemme sen henkilötietojen käsittelijä)
Maksujen vastaanottaminen ja kirjanpitotietojen säilyttäminen	Sopimus; lakisääteinen velvoite
Palveluviestien, kuten kirjautumiskoodien, kuittien ja tiliäsi koskevien ilmoitusten, lähettäminen sinulle	Sopimus
Vinkkien ja tarjousten lähettäminen sinulle sähköpostilla Offlicosta (voit kieltäytyä rekisteröityessäsi ja jokaisen sähköpostin linkillä)	Oikeutetut edut
Offlicon pitäminen turvallisena, petosten ja väärinkäytösten estäminen sekä ongelmien korjaaminen	Oikeutetut edut
Offlicon käytön ymmärtäminen ja sen parantaminen	Oikeutetut edut; analytiikkaevästeiden osalta suostumus, kun evästebannerimme sitä pyytää
Mainontamme mittaaminen	Suostumus, kun evästebannerimme sitä pyytää, muuten oikeutetut edut
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeudellisten vaateiden käsittely	Lakisääteinen velvoite; oikeutetut edut

Tukihenkilöstömme tarkastelee tiliä vain silloin, kun se on tarpeen sinun auttamiseksesi tai Offlicon turvallisuuden varmistamiseksi, ja tämä pääsy kirjataan lokiin.

Tekoälytoiminnot

Tekoälyreseptionisti: Kun yritys ottaa sen käyttöön, yrityksen Offlico-puhelinnumeroon tulevat puhelut vastaanottaa tekoälyassistentti. Soittajan puheen muuntaa tekstiksi AssemblyAI tai Deepgram, vastaukset kirjoittaa OpenAI ja ne lukee ääneen ElevenLabs. Twilio tallentaa jokaisen vastatun puhelun. Tallenne säilyy Twiliolla, ja litteraatti ja yhteenveto tallennetaan Offlicoon, kunnes yritys poistaa ne tai tilinsä. Yhdysvalloissa tekoälyreseptionisti kertoo soittajille puhelun alussa, että se on tekoälyassistentti ja että puhelu tallennetaan; muualla yritys on vastuussa siitä, että se kertoo tämän soittajilleen.
Tekoälymuistiinpanot tapaamisista: Yritys voi tallentaa tai sanella muistiinpanoja tapaamisesta sen jälkeen, kun asiakkaan suostumus on kirjattu Offlicoon. Ääni muunnetaan tekstiksi puhelimessa, jos se on mahdollista, muuten sen muuntaa AssemblyAI, ja OpenAI kirjoittaa siitä muistiinpanoluonnoksen, jonka yritys tarkistaa ja hyväksyy. Äänet, litteraatit ja luonnokset salataan tietokannassamme. Ääni poistetaan heti, kun sen litteraatti on valmis (viimeistään 7 päivän kuluttua), litteraatit ja kirjoitetut muistiinpanot 30 päivän kuluttua ja luonnokset, joita ei koskaan hyväksytty, 90 päivän kuluttua. Hyväksytty muistiinpano säilyy asiakkaan tiedoissa.
Muu tekoälyapu: OpenAI auttaa yritystä myös täyttämään sen, mitä sen tekoälyreseptionisti tietää, yrityksen omien tietojen ja verkkosivuston perusteella, ja tarkistaa lyhyitä puhelun osia (kuten tavattu nimi, postinumero tai puhelinnumero), jotta ne kirjataan oikein.

Keiden kanssa jaamme niitä

Jaamme henkilötietoja vain niiden palveluntarjoajien kanssa, jotka auttavat meitä Offlicon ylläpidossa (henkilötietojen käsittelijämme ja asiakastietojen osalta yrityksen alikäsittelijät), kun sinä tai yritys pyydätte meitä tekemään niin tai kun laki sitä edellyttää. Jokainen palveluntarjoaja saa vain sen, mitä se tarvitsee tehtäväänsä.

Palveluntarjoaja	Mihin
Render	Palvelimiemme ja tietokantamme hosting
Cloudflare	Verkkosivustomme turvallinen toimitus
Stripe	Pakettien ja krediittien maksut sekä korttimaksut, joita yritykset ottavat vastaan asiakkailtaan (mukaan lukien Tap to Pay)
Twilio	Tekstiviestit, puhelinnumerot ja tekoälyreseptionistin puhelut, mukaan lukien niiden tallenteet
Brevo	Sähköpostien lähettäminen
OpenAI	Tekoälyreseptionistin vastaukset, tekoälymuistiinpanojen luonnokset ja yllä kuvattu muu tekoälyapu
AssemblyAI ja Deepgram	Puheen muuntaminen tekstiksi tekoälyreseptionistin puheluissa ja tekoälymuistiinpanoissa
ElevenLabs	Tekoälyreseptionistin ääni
Google	Kirjautuminen Googlella; kartat, matka-ajat, osoitteet ja reittiohjeet; ilmoitukset Android-sovelluksessamme; verkkosivuston analytiikka ja mainonta (katso Evästeet)
Apple	Kirjautuminen Applella; ilmoitukset iPhone-sovelluksessamme
TrueLayer	Brittiläiset pankkisyötteet, jos yhdistät pankkitilin
Meta	Mainontamme mittaaminen verkkosivustollamme (katso Evästeet)
postcodes.io, OpenStreetMap ja kansalliset osoitepalvelut	Postinumeron tai osoitteen sijainnin löytäminen kartalta
ipapi.co	Varaussivun kävijöiden likimääräinen sijainti
Slack	Tiimimme tiedottaminen pyynnöistä siirtää tietoja Offlicoon

Jos yritys yhdistää omia työkalujaan Offlicoon (esimerkiksi webhookilla), lähetämme niille tiedot, jotka yritys valitsee. Voimme myös jakaa henkilötietoja ammatillisten neuvonantajiemme ja viranomaisten kanssa, kun laki sitä edellyttää, sekä ostajalle, jos yrityksemme myydään, ja ostajan olisi suojattava ne samalla tavalla.

Kansainväliset siirrot

Palvelimemme ja tietokantamme sijaitsevat Frankfurtissa Saksassa, EU:ssa. Twilio käsittelee tekoälyreseptionistin puhelut Irlannissa, ja niiden puheen muuntaa tekstiksi AssemblyAI tai Deepgram EU:ssa; tekoälymuistiinpanot käsitellään EU:ssa. Jotkin palveluntarjoajistamme, mukaan lukien Stripe, Twilio (tekstiviestien osalta), OpenAI (tekoälyreseptionistin ja muun tekoälyavun osalta), ElevenLabs, Google, Apple ja Meta, voivat käsitellä henkilötietoja Yhdysvalloissa tai muissa Yhdistyneen kuningaskunnan ja Euroopan talousalueen ulkopuolisissa maissa. Kun henkilötietoja siirretään näin, nojaamme lain sallimiin suojatoimiin, kuten riittävyyspäätöksiin tai palveluntarjoajiemme henkilötietojen käsittelyä koskevien ehtojen vakiomuotoisiin tietosuojalausekkeisiin.

Kuinka kauan säilytämme niitä

Tilisi ja yrityksesi tiedot, asiakastiedot mukaan lukien: niin kauan kuin tilisi on avoinna.
Tilin poistaminen: Voit poistaa tilisi milloin tahansa iPhonen tai Androidin Offlico-sovelluksessa ("Account", sitten "Delete account") tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@offlico.com tilisi sähköpostiosoitteesta. Tämän jälkeen peruutamme kaikki maksulliset paketit, kirjaamme sinut ulos kaikkialta ja poistamme tilisi ja yrityksesi tiedot heti, mukaan lukien asiakkaat, tapaamiset, viestit, puhelutallenteet ja litteraatit, asiakirjat ja tiedostot, ja vapautamme Offlico-puhelinnumerosi. Säilytämme muutamia tietoja sen jälkeen: maksu-, krediitti- ja suositustiedot (kirjanpitoa varten ja tarjousten väärinkäytön estämiseksi) sekä tietoturvalokit (enintään 365 päivää). Stripe säilyttää omat maksutietonsa omien lakisääteisten velvoitteidensa nojalla.
Asiakkaan poistaminen: Kun yritys poistaa asiakkaan, asiakkaan tiedot, osoitteet ja valokuva poistetaan. Aiemmat tapaamiset, laskut ja asiakirjat jäävät yrityksen tietoihin, ja kopio poistetuista tiedoista jää tietoturvalokiimme enintään 365 päiväksi.
Tekoälyreseptionistin tallenteet ja litteraatit: kunnes yritys poistaa ne tai tilinsä.
Tekoälymuistiinpanot: kuten kohdassa Tekoälytoiminnot kuvataan.
Tietoturvalokit: 365 päivää.
Varmuuskopiot: poistetut tiedot voivat jäädä hosting-palveluntarjoajamme varmuuskopioihin lyhyeksi aikaa, kunnes ne korvataan.

Evästeet ja vastaavat tekniikat

Offlico käyttää muutamia evästeitä ja vastaavaa selaimen tallennustilaa, jotka se tarvitsee toimiakseen, joten ne eivät vaadi suostumustasi:

suojattu eväste, joka pitää sinut kirjautuneena enintään 30 päivää, ja kirjautumistunniste selaimesi tallennustilassa;
maasi ja kielesi, jos valitset ne (enintään vuoden ajan), sekä evästevalintasi;
sovelluksen sisällä kopio viimeaikaisista tiedoista, jotta se toimii edelleen, kun olet offline-tilassa;
suosituskoodi seuraamastasi linkistä (30 päivän ajan);
varaussivuilla varaamasi aika (10 minuutin ajan) ja kohdassa Mitä keräämme kuvattu satunnainen käyntitunniste.

Verkkosivustollamme (ei varaussivuilla, asiakassivuilla eikä sovelluksen sisällä) käytämme myös työkaluja Google Analytics, Google Ads ja Meta pixel ymmärtääksemme, miten kävijät käyttävät verkkosivustoa ja miten mainoksemme toimivat, ja muistamme, kunnes suljet välilehden, mikä kampanja tai mainos toi sinut verkkosivustolle. Jos näet evästebannerimme, nämä työkalut tallentavat evästeitä vasta, kun napsautat "Hyväksy" (siihen asti Googlen tunnisteet toimivat ilman evästeitä ja Meta pixel pysyy pois päältä), ja verkkosivusto toimii samalla tavalla, jos napsautat "Hylkää". Jos et näe banneria, ne toimivat, kun sivu latautuu.

Muuttaaksesi valintaasi tyhjennä tämän verkkosivuston tiedot selaimessasi ja valitse uudelleen, kun banneri tulee näkyviin. Voit myös estää evästeet selaimesi asetuksissa.

Tietoturva

Käytämme salattuja yhteyksiä (HTTPS) selaimesi tai sovelluksesi ja Offlicon välillä, säilytämme salasanat, kirjautumiskoodit ja -linkit vain tiivisteinä, salaamme tekoälymuistiinpanojen tallenteet, litteraatit ja luonnokset tietokannassamme sekä rajoitamme ja kirjaamme henkilökuntamme pääsyn. Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus vaarantaa oikeutesi, ilmoitamme siitä sinulle ja valvontaviranomaiselle lain edellyttämällä tavalla.

Oikeutesi

UK GDPR:n ja EU:n GDPR:n nojalla sinulla on oikeus pyytää jäljennös henkilötiedoistasi, saada ne oikaistuiksi tai poistetuiksi, rajoittaa niiden käyttöämme tai vastustaa sitä sekä saada ne siirrettävässä muodossa. Jos käsittelymme perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Käyttääksesi näitä oikeuksia lähetä sähköpostia osoitteeseen support@offlico.com; vastaamme kuukauden kuluessa. Jos tietosi ovat yrityksen säilyttämiä asiakastietoja, välitämme pyyntösi kyseiselle yritykselle, joka päättää siitä.

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme tietojasi, kerro siitä ensin meille. Voit myös tehdä valituksen Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojaviranomaiselle, Information Commissioner's Office (ICO), osoitteessa ico.org.uk tai oman maasi tietosuojaviranomaiselle.

Lapset

Offlicoa ei ole tarkoitettu lapsille: tilit on tarkoitettu yrityksille ja niiden tiimeille, ja tilinhaltijoiden on oltava vähintään 18-vuotiaita. Yritys voi säilyttää tietoja asiakkaista, jotka ovat lapsia, esimerkiksi vanhemman varaamasta tapaamisesta; yritys vastaa näistä tiedoista.

Muutokset tähän käytäntöön

Päivitämme tätä käytäntöä, kun se, miten käsittelemme henkilötietoja, muuttuu. Yläreunan päivämäärä kertoo, milloin se on viimeksi muuttunut, ja ilmoitamme tilinhaltijoille tärkeistä muutoksista sähköpostilla tai sovelluksessa.

Yhteystiedot

Offlico Ltd, support@offlico.com.