See tõlge on antud teabeks. Erinevuse või vastuolu korral kehtib ingliskeelne versioon.

Privaatsuspoliitika

Viimati uuendatud: 1. november 2026

See poliitika selgitab, kuidas ettevõte Offlico Ltd („Offlico“, „meie“, „meid“) kogub ja kasutab isikuandmeid, kui külastate veebisaiti www.offlico.com, kasutate Offlico veebirakendust või Offlico rakendusi iPhone'ile ja Androidile või suhtlete ettevõttega, kes kasutab Offlicot. See on koostatud UK GDPR-i ja seaduse Data Protection Act 2018 alusel ning, kui see kohaldub, ELi isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) alusel. Me ei müü isikuandmeid ega kasuta teie ega teie klientide andmeid AI-mudelite treenimiseks.

Kes me oleme

Offlico Ltd pakub teenust Offlico ja on selles poliitikas kirjeldatud isikuandmete vastutav töötleja, välja arvatud kliendiandmed, mida ettevõtted Offlicos hoiavad (vt Ettevõtted ja nende kliendid). Kõigis teie andmeid puudutavates küsimustes kirjutage aadressil support@offlico.com.

Ettevõtted ja nende kliendid

Offlicot kasutavad ettevõtted, näiteks mobiilsed juuksurid, jalatervise spetsialistid, koristajad ja aednikud, oma kohtumiste korraldamiseks. Kui ettevõte hoiab Offlicos oma klientide andmeid (näiteks nimesid, kontaktandmeid, aadresse, kohtumisi, märkmeid, vorme, sõnumeid, makseid ja telefonikõnesid), on ettevõte nende andmete vastutav töötleja ja otsustab, kuidas neid kasutatakse. Offlico töötleb neid ettevõtte jaoks tema volitatud töötlejana meie andmetöötluse tingimuste alusel.

Kui olete Offlicot kasutava ettevõtte klient, pöörduge oma andmete asjus esmalt selle ettevõtte poole; tema enda privaatsusteates on selgitatud, kuidas ta neid kasutab. Kui pöördute selle asemel meie poole, edastame teie taotluse ettevõttele ja aitame tal teile vastata.

Veebisaiti LocalPickr, kust inimesed leiavad enda läheduses tegutsevaid mobiilseid spetsialiste, haldab samuti Offlico Ltd ja sellel on oma privaatsuspoliitika (localpickr.com/privacy). Kui ettevõte otsustab end veebisaidil LocalPickr loetleda, kuvatakse tema valitud ettevõtteandmed seal avalikult.

Mida me kogume

Kui kasutate Offlicot oma ettevõtte jaoks

• Konto: teie nimi, e-posti aadress ja mobiilinumber (kontrollitakse SMS-koodiga), teie parool (hoiame sellest ainult turvalist räsi) ja, kui logite sisse Google'i või Apple'i kontoga, teie Google'i või Apple'i konto ID.
• Ettevõte: teie ettevõtte nimi, elukutse, aadress ja kontaktandmed, logo, broneerimisleht, teenused, hinnad ja tööaeg, teie riik, keel, valuuta ja ajavöönd ning, kui palute meil oma ettevõtet kontrollida, selle registri- ja käibemaksunumbrid.
• Arveldus: teie pakett, maksed ja krediidid. Kaardiandmeid kogub ja hoiab Stripe; meie näeme ainult kaarditüüpi, selle viimast nelja numbrit ja aegumiskuupäeva.
• Raamatupidamine: teie lisatud arved, kulud ja kviitungid, pangaandmed, mida näitate oma arvetel, teie läbisõidu sõidud (algus- ja lõppaadress ning marsruut) ja, kui ühendate teenuse TrueLayer kaudu Ühendkuningriigi pangakonto, selle konto andmed, saldod ja tehingud.
• Teie meeskond: teie kutsutud meeskonnaliikmete nimed ja kontaktandmed.
• Tugi: teie meile saadetud sõnumid ja tagasiside ning veateated koos lehe-, seadme- ja brauseriandmetega ning kõigi teie lisatud failidega.
• Offlico kasutamine: sisselogimis- ja turvakirjed, millised ekraanid on kasutusel ja kui kaua, ning, kui lubate meie rakendustes teavitused, nende jaoks seadme tunnus.

Kliendiandmed, mida ettevõtted Offlicos hoiavad

• nimed, telefoninumbrid, e-posti aadressid, kodu- ja külastusaadressid (koos juurdepääsu- ja parkimismärkmetega) ning nende asukohad kaardil;
• kohtumised, teenused, hinnad, märkmed, fotod, dokumendid, vormid ja nõusolekud;
• kui ettevõte need registreerib, tervise- ja hooldusandmed, näiteks terviseseisundid, allergiad, ravimid, jala- või kõrvahoolduse ajalugu, sünniaeg, perearst ja kontaktisik hädaolukorras;
• arved, ettemaksud, maksed ja kinkekaardid;
• klientidele saadetud SMS-id ja e-kirjad ning kirjed saadetu kohta;
• ettevõtte AI-administraatori vastu võetud kõned: helistaja telefoninumber, salvestis, transkriptsioon ja kokkuvõte;
• kohtumiste AI-märkmed, kui ettevõte neid kasutab (vt AI-funktsioonid).

Kui kasutate ettevõtte broneerimislehte või lingi, mille ta teile saadab

Kogume andmeid, mida sisestate ettevõtte jaoks: teie nime, kontaktandmeid, aadressi või postiindeksit, teie valitud kohtumist ja kõiki märkmeid. Et näidata ettevõtetele, kuidas nende broneerimislehte kasutatakse, ning et vältida kuritarvitamist, salvestame ka lehesündmusi: teie brauseris hoitavat juhuslikku ID-d, teie otsitud postiindeksit, teie tehtud samme ja valitud aega, teie ajavööndit ning ligikaudset asukohta (riik, piirkond ja linn), mille otsime teie IP-aadressi järgi teenusega ipapi.co. IP-aadressi hoiame ainult räsina. Kui palute broneerimislehel oma päring edasi saata, näiteks seetõttu, et asute väljaspool ettevõtte piirkonda, jagame seda teiste spetsialistidega teenuse LocalPickr kaudu.

Kui külastate meie veebisaiti

Meie veebimajutuse pakkujad logivad iga külastuse tehnilisi andmeid, näiteks teie IP-aadressi, brauserit ja avatud lehti. Kasutame ka analüütika- ja reklaamiküpsiseid (vt Küpsised). Kui täidate vormi, näiteks et meiega ühendust võtta või paluda meil oma andmed teisest süsteemist üle tuua, kogume sisestatut.

Kuidas me seda kasutame ja miks

Meie tugitöötajad vaatavad kontot ainult siis, kui see on vajalik teid aidata või Offlico turvalisena hoida, ning see juurdepääs logitakse.

AI-funktsioonid

• AI-administraator: kui ettevõte selle sisse lülitab, vastab kõnedele tema Offlico telefoninumbril AI-assistent. Helistaja kõne muudab tekstiks AssemblyAI või Deepgram, vastused kirjutab OpenAI ja ette loeb ElevenLabs. Iga vastatud kõne salvestab Twilio. Salvestis jääb Twilio juurde ning transkriptsioon ja kokkuvõte salvestatakse Offlicos, kuni ettevõte need või oma konto kustutab. USA-s teatab AI-administraator helistajatele kõne alguses, et tegemist on AI-assistendiga ja et kõnet salvestatakse; mujal vastutab helistajate teavitamise eest ettevõte.
• Kohtumiste AI-märkmed: ettevõte saab kohtumise kohta märkmeid salvestada või dikteerida pärast seda, kui on Offlicos registreerinud kliendi nõusoleku. Heli muudetakse tekstiks võimaluse korral telefonis, muul juhul teenusega AssemblyAI, ja OpenAI kirjutab sellest märkme mustandi, mille ettevõte üle vaatab ja heaks kiidab. Heli, transkriptsioonid ja mustandid on meie andmebaasis krüpteeritud. Heli kustutatakse niipea, kui selle transkriptsioon on valmis (hiljemalt 7 päeva pärast), transkriptsioonid ja sisestatud märkmed 30 päeva pärast ning mustandid, mida kunagi heaks ei kiidetud, 90 päeva pärast. Heaks kiidetud märge jääb kliendikirjesse.
• Muu AI-abi: OpenAI aitab ettevõttel ka täita seda, mida tema AI-administraator teab, ettevõtte enda andmete ja veebisaidi põhjal, ning kontrollib kõne lühikesi osi (näiteks tähthaaval öeldud nime, postiindeksit või telefoninumbrit), et need kirjutataks üles õigesti.

Kellega me seda jagame

Jagame isikuandmeid ainult teenusepakkujatega, kes aitavad meil Offlicot käitada (meie volitatud töötlejad ja kliendiandmete puhul ettevõtte alltöötlejad), kui teie või ettevõte seda palute või kui seadus seda nõuab. Iga teenusepakkuja saab ainult selle, mida ta oma ülesande jaoks vajab.

Kui ettevõte ühendab Offlicoga oma tööriistu (näiteks webhooki abil), saadame neile andmed, mille ettevõte valib. Võime isikuandmeid jagada ka oma professionaalsete nõustajatega, ametiasutustega, kui seadus seda nõuab, ning ostjaga, kui meie ettevõte müüakse, kes peaks neid samal viisil kaitsma.

Rahvusvahelised edastamised

Meie serverid ja andmebaas asuvad Saksamaal Frankfurdis, ELis. AI-administraatori kõnesid töötleb Twilio Iirimaal ja nende kõne muudab tekstiks AssemblyAI või Deepgram ELis; AI-märkmeid töödeldakse ELis. Mõned meie teenusepakkujad, sealhulgas Stripe, Twilio (SMS-ide puhul), OpenAI (AI-administraatori ja muu AI-abi puhul), ElevenLabs, Google, Apple ja Meta, võivad töödelda isikuandmeid USA-s või muudes riikides väljaspool Ühendkuningriiki ja Euroopa Majanduspiirkonda. Kui isikuandmeid sel viisil edastatakse, tugineme seadusega lubatud kaitsemeetmetele, näiteks piisavuse määrustele või standardsetele andmekaitseklauslitele meie teenusepakkujate andmetöötluse tingimustes.

Kui kaua me seda säilitame

• Teie konto ja teie ettevõtte andmed, sh kliendiandmed: seni, kuni teie konto on avatud.
• Konto kustutamine: saate oma konto igal ajal kustutada Offlico rakenduses iPhone'ile või Androidile („Account“, seejärel „Delete account“) või kirjutades aadressile support@offlico.com oma konto e-posti aadressilt. Seejärel tühistame kõik tasulised paketid, logime teid kõikjalt välja ning kustutame teie konto ja teie ettevõtte andmed kohe, sealhulgas kliendid, kohtumised, sõnumid, kõnesalvestised ja transkriptsioonid, dokumendid ja failid, ning vabastame teie Offlico telefoninumbri. Pärast seda säilitame mõned kirjed: maksete, krediitide ja soovituste kirjed (raamatupidamiseks ja pakkumiste kuritarvitamise vältimiseks) ja turvalogid (kuni 365 päeva). Stripe säilitab oma maksekirjeid oma õiguslike kohustuste alusel.
• Kliendi kustutamine: kui ettevõte kliendi kustutab, kustutatakse kliendi kirje, aadressid ja foto. Varasemad kohtumised, arved ja dokumendid jäävad ettevõtte kirjetesse ning kustutatud andmete koopia jääb meie turvalogisse kuni 365 päevaks.
• AI-administraatori salvestised ja transkriptsioonid: kuni ettevõte need või oma konto kustutab.
• AI-märkmed: nagu on kirjeldatud jaotises AI-funktsioonid.
• Turvalogid: 365 päeva.
• Varukoopiad: kustutatud andmed võivad jääda meie veebimajutuse pakkuja varukoopiatesse lühikeseks ajaks, kuni need asendatakse.

Küpsised ja sarnased tehnoloogiad

Offlico kasutab mõningaid küpsiseid ja sarnast brauserisalvestust, mida ta toimimiseks vajab, mistõttu need ei vaja teie nõusolekut:

• turvaline küpsis, mis hoiab teid kuni 30 päeva sisse logituna, ja sisselogimistunnus teie brauseri salvestuses;
• teie riik ja keel, kui need valite (kuni üheks aastaks), ning teie küpsisevalik;
• rakenduses värskete andmete koopia, et see töötaks ka siis, kui olete võrguühenduseta;
• lingilt, mida järgisite, pärinev soovituskood (30 päeva);
• broneerimislehtedel teie hoitav aeg (10 minutit) ja juhuslik külastuse ID, mida kirjeldatakse jaotises Mida me kogume.

Meie veebisaidil (mitte broneerimislehtedel, kliendilehtedel ega rakenduse sees) kasutame ka tööriistu Google Analytics, Google Ads ja Meta pixel, et mõista, kuidas külastajad veebisaiti kasutavad ja kuidas meie reklaamid toimivad, ning jätame meelde kuni vahelehe sulgemiseni, milline kampaania või reklaam teid veebisaidile tõi. Kui näete meie küpsisebännerit, salvestavad need tööriistad küpsiseid alles pärast seda, kui klõpsate nupul „Nõustun“ (seni töötavad Google'i sildid ilma küpsisteta ja Meta pixel on välja lülitatud) ning veebisait töötab samamoodi, kui klõpsate nupul „Keeldun“. Kui te bännerit ei näe, käivituvad need lehe laadimisel.

Oma valiku muutmiseks tühjendage brauseris selle veebisaidi andmed ja valige uuesti, kui bänner ilmub. Küpsiseid saate blokeerida ka oma brauseri seadetes.

Turvalisus

Kasutame krüpteeritud ühendusi (HTTPS) teie brauseri või rakenduse ja Offlico vahel, hoiame paroole, sisselogimiskoode ja linke ainult räsidena, krüpteerime AI-märkmete salvestised, transkriptsioonid ja mustandid oma andmebaasis ning piirame ja logime oma töötajate juurdepääsu. Ükski süsteem pole täiesti turvaline. Kui isikuandmete rikkumine ohustab teie õigusi, teavitame sellest teid ja järelevalveasutust, nagu seadus nõuab.

Teie õigused

UK GDPR-i ja ELi GDPR-i alusel on teil õigus taotleda oma isikuandmete koopiat, nõuda nende parandamist või kustutamist, piirata nende kasutamist või esitada nende kasutamise vastu vastuväiteid ning saada need ülekantavas vormingus. Kui tugineme teie nõusolekule, võite selle igal ajal tagasi võtta. Nende õiguste kasutamiseks kirjutage aadressil support@offlico.com; vastame ühe kuu jooksul. Kui teie andmed on kliendiandmed, mida ettevõte hoiab, edastame teie taotluse sellele ettevõttele, kes selle üle otsustab.

Kui te ei ole rahul sellega, kuidas me teie andmeid käsitleme, teatage sellest palun esmalt meile. Samuti võite esitada kaebuse Ühendkuningriigi asutusele Information Commissioner's Office (ICO) aadressil ico.org.uk või oma riigi andmekaitseasutusele.

Lapsed

Offlico ei ole mõeldud lastele: kontod on mõeldud ettevõtetele ja nende meeskondadele ning kontoomanikud peavad olema vähemalt 18-aastased. Ettevõte võib hoida andmeid klientide kohta, kes on lapsed, näiteks lapsevanema broneeritud kohtumist; ettevõte vastutab nende andmete eest.

Muudatused selles poliitikas

Uuendame seda poliitikat, kui muutub see, mida me isikuandmetega teeme. Ülaosas olev kuupäev näitab, millal seda viimati muudeti, ja olulistest muudatustest teavitame kontoomanikke e-posti teel või rakenduses.

Kontakt

Offlico Ltd, support@offlico.com.